Souhlas se zpracováním osobních údajů

Precision Castparts Corp.

Naše oznámení o ochraně osobních údajů

Oznámení o ochraně osobních údajů pro žadatele o zaměstnání, zaměstnance, pracovníky a dodavatele („příslušné osoby“)1

 

Kdo je správce údajů?

Precisions Castparts Corp. je společnost registrovaná v Oregonu ve Spojených státech amerických se sídlem 4650 SW Macadam Ave, Suite 400, Portland, Oregon 97239. Toto oznámení o ochraně osobních údajů se vztahuje na společnost Precisions Castparts Corp. a její dceřiné společnosti („PCC“), pokud zpracovávají a uchovávají údaje od příslušných osob, které jsou občany nebo rezidenty Spojeného království nebo Evropské unie a které jsou ztotožněny nebo je lze ztotožnit („osobní údaje“).

Chcete-li získat údaje o vedení ochrany osobních údajů společnosti, kontaktujte svého potenciálního zaměstnavatele nebo smluvního partnera („příslušná společnost PCC“).

Proč využíváme vaše osobní údaje?

K ověření vaší totožnosti, zpracování vaší žádosti o zaměstnání, vedení vaší pracovní smlouvy, řízení naší obchodní činnosti, splňování našich zákonných a regulačních požadavků a pro účely vedení záznamů, bezpečnosti, prevenci a odhalování trestných činů a řízení právních rizik. Bližší podrobnosti viz příloha 1.

Naše právní základy pro využívání vašich osobních údajů

Tam, kde je to nezbytné pro realizaci vaší pracovní smlouvy nebo k přijetí příslušných kroků na vaši žádost před uzavřením takové smlouvy, kde je to nezbytné, ke splnění našich zákonných povinností (například v souvislosti s daněmi, ochranou zdraví a bezpečnosti a právními předpisy v oblasti rovných příležitostí) v souladu s našimi oprávněnými zájmy a tam, kde nám poskytnete svůj souhlas. U zvláštní kategorie osobních údajů (například ve vztahu k vašemu zdraví nebo trestnímu rejstříku (viz níže) zahrnuje náš právní základ pro zpracování údajů takovou nutnost pro účely realizace pracovněprávních závazků, závazků v oblasti sociálního zabezpečení a sociální legislativy a váš výslovný souhlas.

Jaké údaje o vás využíváme?

Můžeme o vás shromažďovat následující údaje:

  • údaje, které vás ztotožňují, údaje o vaší pracovní historii a kvalifikaci, vaší praxi a výkonnosti, vaše bankovní údaje a další informace o vás (nebo nám je poskytne zástupce (zástupci)) třetí osoby v průběhu procesu zpracovávání žádosti a vašeho pracovního poměru, nebo jsou jinak veřejně sdíleny;
  • údaje o vás získané od ostatních zaměstnanců, dodavatelů nebo třetích osob;
  • obrazové záznamy z CCTV, které získáme na pracovišti (všechny oblasti pokryté CCTV jsou zřetelně označeny);
  • údaje, které jinak poskytnete nebo údaje vytvořené v průběhu zpracovávání vaší žádosti anebo pracovního poměru, včetně jakýchkoliv dokumentů nebo sdělení nebo údaje na webových stránkách, k nimž přistupujete prostřednictvím našich IT systémů a které lze průběžně monitorovat;
  • údaje o vás získané od externích organizací, včetně vašich předchozích zaměstnavatelů subjektů poskytujících doporučení a agentur hodnocení úvěruschopnosti (CRA). Identita CRA, jejich současná role agentur pro prevenci podvodů, údaje, které uchovávají, způsob využití a sdílení osobních údajů, doba uchovávání údajů a vaše práva na ochranu osobních údajů v CRA jsou podrobněji popsány na https://www.equifax.co.uk/crain.html; ve vztahu ke Spojenému království nebo, nebo obdobnému orgánu v jiných jurisdikcích;
  • údaje získané z jiných veřejných zdrojů údajů, které mohou obsahovat údaje ze seznamů voličů a veřejných záznamů včetně soudních rozhodnutí.

Bližší podrobnosti viz příloha 2.

Kdy můžeme využívat nebo o vás zaznamenávat citlivé údaje?

Můžeme o vás shromažďovat „zvláštní kategorie“ zvlášť citlivých osobních údajů. Tento typ údajů vyžaduje vyšší míru ochrany. Tyto údaje mohou obsahovat údaje o vašem etnickém původu, náboženském vyznání, fyzickém nebo duševním zdraví, členství v odborových organizacích nebo jiné citlivé údaje o vás. Tyto údaje můžeme shromažďovat tam, kdy nám je zpřístupníte dobrovolně nebo kde je shromažďujeme v rámci vašeho pracovního poměru. Tyto údaje můžeme zpracovávat tam, kde je to nezbytné pro účely splňování požadavků právních předpisů v souvislosti s vaším pracovním poměrem (nebo právních předpisů, které pro nás platí v důsledku vašeho pracovního poměru, jako jsou naše závazky vyplývající z legislativy v oblasti ochrany zdraví a bezpečnosti a rovných příležitostí). Tyto údaje můžeme rovněž zpracovávat tam, kde jste nám k tomu poskytli souhlas dobrovolným předáním těchto údajů. Máte právo svůj souhlas odvolat, to však nebude mít vliv na jakékoliv zpracování údajů, které již proběhlo.

S kým vaše údaje můžeme sdílet?

Vaše údaje můžeme sdílet s:

  • našimi partnery, zástupci, odbornými poradci nebo našimi externími poskytovateli služeb;
  • orgány činnými v trestním řízení nebo regulačními orgány tam, kde jsme k tomu povinni;
  • ostatními členy skupiny společností PCC;
  • jakýmkoliv nabyvatelem nebo potenciálním nabyvatelem celé nebo části skupiny PCC nebo jejích aktiv, společně s jejich odbornými poradci;
  • s vámi nebo vašimi zástupci – třetími osobami (v souladu s vašimi právy); nebo
  • s ostatními třetími osobami, kde máme v dobré víře za to, že je to nezbytné k ochraně vašich práv, vašeho majetku, vaší bezpečnosti nebo pověsti či ochraně práv, majetku, bezpečnosti nebo pověsti některého z našich klientů nebo partnerů.

Můžeme změnit účel zpracovávání vašich údajů?

Vaše osobní údaje budeme využívat výhradně pro účely, pro něž jsme je shromáždili, pokud přiměřeně nedospějeme k závěru, že je potřebujeme k jinému účelu a tento účel bude slučitelný s původním účelem. Pokud vaše osobní údaje potřebujeme k nesouvisejícímu účelu, učiníme tak pouze v souladu s právními předpisy.

Vezměte prosím na vědomí, že vaše osobní údaje můžeme v souladu s výše uvedenými pravidly zpracovávat bez vašeho vědomí nebo souhlasu tam, kde to požadují nebo připouštějí právní předpisy.

Kde jsou vaše údaje uchovávány? Kam mohou být předávány?

Údaje, které o vás shromažďujeme a vedeme, budou v některých případech předávány mimo Evropský hospodářský prostor (EHP), například tam, kde k nim mohou přistupovat pracovníci skupiny společností PCC v USA. Abychom zajistili náležitou ochranu vašich osobních údajů, uplatňujeme dohody o předávání údajů v souladu modelovými smluvními ustanoveními EU. Potřebujete-li další informace, kontaktujte nás.

Po jakou dobu budeme vaše údaje evidovat?

Tam, kde se neúspěšně ucházíte o zaměstnání, tam budeme vaše údaje obvykle vést po dobu jednoho roku. Tam, kde jste zaměstnancem, tam budeme vaše údaje vést po dobu trvání a po ukončení vašeho pracovního poměru v rozsahu, v jakém je to nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů, a po delší dobu, pokud to jinak vyžadují právní předpisy.

Vaše práva                     

Právo na přístup    Máte právo na přístup k osobním údajům, které o vás vedeme (toto právo je však předmětem určitých omezení).

Právo na opravu    Můžete nás vyzvat k opravě nebo aktualizaci vašich údajů k zajištění jejich správnosti a úplnosti.

Právo na výmaz a právo na omezení zpracování    V určitých případech nás můžete vyzvat k ukončení zpracovávání a výmazu vašich údajů (například tam, kde je lze zpracovávat s vaším souhlasem, nebo pomine důvod jejich zpracovávání).

Právo na přenositelnost údajů    Máte právo nás vyzvat, abychom vám poskytli údaje v podobě, která vám vyhovuje anebo abychom poskytli vaše údaje třetí osobě.

Právo vznést námitky    Máte právo vznést námitky ke zpracovávání vašich osobních údajů (v určitých případech).

Práva: profilování a automatizovaná rozhodnutí    Máte právo nebýt předmětem automatizovaných rozhodnutí, které mají právní účinky a být chráněn bezpečnostními zárukami, pokud jde o profilování.

Výkon výše uvedených práv můžete realizovat kontaktováním naší společnosti. Bližší informace o vašich právech jsou rovněž dostupné na webových stránkách ICO ve Spojeném království (www.ico.org.uk) a u příslušných řídicích orgánů pro ochranu soukromí a osobních údajů v ostatních jurisdikcích.

Kontakty a stížnosti

Pokud máte nějaké otázky k tomuto oznámení o ochraně osobních údajů, chcete uplatnit  svá práva nebo vznést stížnost, obraťte se nejprve na pověřence pro ochranu osobních údajů nebo personálního ředitele ve vaší příslušné společnosti PCC. Stížnost můžete současně podat u ICO, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, Telefon: 0303 123 1113. www.ico.org.uk. Ve Spojeném království nebo u příslušného orgánu pro ochranu soukromí a osobních údajů v ostatních jurisdikcích.

Profilování           

Pro určité manažerské role využíváme na podporu náboru profilovací metody.

Aktualizace           

O aktualizacích tohoto oznámení o ochraně osobních údajů budete průběžně informováni e-mailem, poštou či případně vyvěšením informací na nástěnce.

 

Příloha 1 – situace a účely, k nimž můžeme vaše údaje zpracovávat

 Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat pro následující účely:

  • Rozhodnutí o vašem náboru nebo jmenování.
  • Stanovení podmínek, za nichž pro nás budete pracovat.
  • Ověření, zda jste právně způsobilí pro práci v příslušné jurisdikci.
  • Pro účely výplaty mzdy, pokud jste zaměstnanec, srážky daní a příspěvků na sociální pojištění (nebo jeho obdobu).
  • Poskytování smluvních zaměstnaneckých benefitů.
  • Spolupráce s vaším poskytovatelem penzijního pojištění.
  • Vedení smlouvy, kterou jste s námi uzavřeli.
  • Obchodní řízení a plánování, včetně účetnictví a auditu.
  • Provádění hodnocení výkonnosti, řízení výkonnosti a stanovování požadavků v oblasti výkonnosti.
  • Přijímání rozhodnutí o přezkoumání mezd a odměn.
  • Posouzení kvalifikace pro konkrétní pracovní pozici nebo úkol, včetně rozhodnutí o povýšení.
  • Shromažďování podkladů pro případné pracovní spory, kázeňská řízení nebo řízení o způsobilosti, včetně odvolacích řízení.
  • Přijímání rozhodnutí o trvání pracovního poměru nebo zaměstnání.
  • Přijímání kroků k ukončení našeho pracovněprávního vztahu.
  • Požadavky na vzdělávání, školení a rozvoj.
  • Řešení právních sporů, které se týkají vás nebo dalších zaměstnanců, pracovníků nebo dodavatelů, včetně úrazů při práci.
  • Zjištění vaší pracovní způsobilosti.
  • Vedení pracovní neschopnosti.
  • Splňování závazků v oblasti ochrany zdraví a bezpečnosti.
  • Prevence podvodů.
  • K monitoringu vašeho využívání informačních a komunikačních systémů k zajištění splnění požadavků našich IT zásad.
  • K zajištění síťové a informační bezpečnosti, včetně předcházení neoprávněnému přístupu k našim počítačovým a elektronickým komunikačním systémům a předcházení šíření škodlivého softwaru.
  • K realizaci datově analytických studií a lepšímu pochopení fluktuace zaměstnanců a jejich retence.
  • Monitoring rovných příležitostí.

 

Příloha 2 – jaké údaje o vás můžeme shromažďovat 

Můžeme o vás shromažďovat, uchovávat a využívat následující kategorie osobních údajů:

  • Osobní kontaktní údaje, jako jsou jméno, titul, adresa, telefonní číslo a osobní e-mailové
  • Datum narození.
  • Pohlaví.
  • Rodinný stav a osoby závislé na vaší péči.
  • Údaje o nejbližších příbuzných a kontaktní údaje pro případ mimořádných událostí (informujte prosím tyto příbuzné nebo kontaktní osoby pro případ mimořádných událostí, že jste nám jejich osobní údaje poskytli).
  • Číslo sociálního pojištění nebo obdobné číslo.
  • Údaje o bankovním účtu, mzdové záznamy a informace o stavu daní / sociálního zabezpečení.
  • Mzda, roční nárok na dovolenou, údaje o penzijním pojištění a benefitech.
  • Datum vzniku pracovního poměru.
  • Místo výkonu práce nebo pracoviště.
  • Kopie řidičského oprávnění anebo pasu nebo jiných dokladů totožnosti.
  • Údaje o vašem osobním nebo služebním vozidle a pojištění.
  • Náborové informace (včetně kopií pracovních povolení, referencí a dalších údajů obsažených v životopisu nebo motivačním dopise nebo získané v rámci procesu zpracování žádosti).
  • Záznamy o zaměstnání (včetně názvů pracovních pozic, pracovní historie, pracovní doby, záznamů o školení a členství v profesních organizacích).
  • Historie odměn.
  • Informace o výkonnosti.
  • Informace o kázeňských řízeních a pracovních sporech.
  • Záznamy CCTV a další informace získané prostřednictvím elektronických prostředků, jako jsou vstupní karty / prostředky pro záznamy času.
  • Informace o vašem využívání našich informačních a komunikačních systémů, včetně používání internetu na prostředcích PCC IT.
  • Fotografie.
  • Nemoci, zdravotní a lékařské záznamy.

 

Příloha 3 – Zvláštní kategorie údajů: jakým způsobem a proč můžeme využívat citlivé informace o vás

Právní základ pro zpracování a naše závazky jako zaměstnavatele

„Zvláštní kategorieׅ“ zvlášť citlivých osobních údajů vyžadují vyšší míru ochrany.

Pro shromažďování, uchovávání a využívání tohoto typu osobních údajů musíme mít další opodstatnění. Zvláštní kategorie osobních údajů můžeme zpracovávat v následujících případech:

  • V omezených případech, s vaším výslovným
  • Tam, kde musíme plnit naše právní závazky, a v souladu s našimi zásadami v oblasti ochrany osobních údajů.
  • Tam, kde je to nezbytné ve veřejném zájmu, například pro monitoring rovných příležitostí nebo v souvislosti s plánem zaměstnaneckého penzijního připojištění.
  • Tam, kde je to nezbytné k posouzení vaší pracovní způsobilosti na základě zdravotního stavu; toto posouzení podléhá vhodným pojistkám v oblasti důvěrnosti.

Méně častěji můžeme tento druh údajů zpracovávat tam, kde je to nezbytné ve vztahu k právním nárokům nebo kde je to nezbytné k ochraně vašich zájmů (nebo zájmů jiných osob), a vy nejste schopni nám udělit souhlas, nebo kde jste tyto údaje již veřejně zpřístupnili.

Zvlášť citlivé osobní údaje budeme využívat následujícím způsobem:

  • Údaje o pracovní neschopnosti, které mohou zahrnovat údaje o pracovní neschopnosti z důvodu nemoci nebo souvisejících rodinných důvodů, budeme využívat ke splnění pracovněprávních nebo jiných předpisů.
  • Údaje o vašem fyzickém nebo duševním zdraví nebo invaliditě budeme využívat k zajištění ochrany vašeho zdraví a bezpečnosti na pracovišti a posouzení vaší pracovní způsobilosti, k zajištění vhodných úprav pracoviště, ke sledování a řízení pracovní neschopnosti z důvodu nemoci a vedení benefitů.
  • Tam, kde utrpíte úraz nebo nemoc z povolání, tam můžeme vaše údaje využívat pro účely nebo splňování požadavků v oblasti pracovního práva a předpisů v oblasti ochrany zdraví a bezpečnosti.
  • Údaje o vašem rasovém, národnostním nebo etnickém původu či náboženském vyznání budeme využívat k zajištění smysluplného monitoringu a reportingu v oblasti rovných příležitostí.
  • Údaje o členství v odborových organizacích budeme využívat k úhradě odborových příspěvků, k zápisu stavu chráněného zaměstnance a splnění závazků vyplývajících z pracovního práva.

Potřebujeme váš souhlas?

Váš souhlas nepotřebujeme, pokud zvláštní kategorie vašich osobních údajů využíváme v souladu s našimi postupy k realizaci našich právních závazků nebo výkonu zvláštních práv v oblasti pracovního práva nebo dalších příslušných právních předpisů. Jinak vás oslovíme kvůli písemnému souhlasu, který nám umožní zpracovávat určité zvlášť citlivé údaje.

Pokud tak budeme činit, poskytneme vám informace o údajích, o které bychom měli zájem, a důvod, proč je potřebujeme, tak, abyste mohli pečlivě zvážit, zda nám chcete souhlas udělit. Měli byste si být vědomi skutečnosti, že podmínkou vaší smlouvy s naší společností není souhlas s jakoukoliv naší žádostí o souhlas.

Prověřování informací poskytnutých uchazečem o zaměstnání a údaje o trestech

Údaje o trestech můžeme využívat pouze tam, kde to právní předpisy připouštějí. K tomu bude docházet obvykle tam, kde je zpracování nezbytné k plnění našich právních závazků. Údaje o trestech budeme shromažďovat pouze, bude-li to vhodné vzhledem k povaze role a s vaším písemným souhlasem. Tam, kde to bude vhodné, tam budeme shromažďovat údaje o trestech v rámci náborového procesu nebo nám tyto informace mohou být sděleny přímo vámi v průběhu výkonu vaší práce u naší společnosti.

1 V souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679